Pakiet roboczy WP1 – Zarządzanie projektami, finansami i konsorcjum (Beneficjent Wiodący - INM DIH)

Cele

Ta grupa robocza jest odpowiedzialna za zaprojektowanie i wdrożenie struktury zarządzania projektem, która umożliwi realizację projektu Soil-X-Change na wysokim poziomie. Celem tego pakietu roboczego jest pełnienie funkcji pośrednika pomiędzy konsorcjum a Komisją Europejską, zapewniając, że wszystkie działania są prowadzone zgodnie z zasadami i standardami określonymi przez KE i właściwy organ. Do zadań należy zapewnienie właściwej koordynacji administracyjnej, technicznej i finansowej konsorcjum; zapewnienie spójności pomiędzy grupami roboczymi, w tym gromadzenia danych, metodologii, analizy i przechowywania; unikanie i neutralizowanie zagrożeń; zapewnienie etyki i uczciwości w konsorcjum.

Opis

T1.1. Profesjonalne zarządzanie projektem i wsparcie przy wdrożeniu (lider: INM)

Głównym zakresem zadania jest zapewnienie sprawnego i prawidłowego zarządzania kontraktowego, operacyjnego i administracyjnego projektem. Struktura zarządzania projektem zostanie określona tak, aby zapewnić odpowiednią administrację wszystkimi kwestiami związanymi z realizacją projektu. Koordynacja pomiędzy partnerami zostanie zapewniona poprzez organizację spotkań projektowych co najmniej 3 razy (M1, M18, M36) w trakcie realizacji projektu.

Liderzy GR będą odpowiedzialni za nadzorowanie realizacji wszystkich zadań GR i zapewnienie odpowiedniej współpracy pomiędzy GR. INM będzie przeprowadzać oceny okresowe (co 6 miesięcy) działań wszystkich partnerów. Za komunikację i koordynację sprawozdawczości do KE odpowiada INM. Lider zadania będzie odpowiedzialny za kompensację emisji dwutlenku węgla spowodowanej podróżami w ramach projektu. Powyższe procesy i wymagania zostaną określone w Podręczniku zarządzania projektami (D1.1) autorstwa M3 i będą aktualizowane, jeśli wymagane będą ulepszenia.

T1.2. Koordynacja techniczna i finansowa projektu (kierownik: INM)

INM przejmie kontrolę finansową i podział poszczególnych płatności na rzecz partnerów, kontrolę ogólnego budżetu oraz rozliczanie wszystkich kwestii finansowych z Komisją. AKI będzie pełnić funkcję Monitora Finansowego i pomagać INM w okresowych ocenach postępu projektu co 6 miesięcy (M5, M11, M17, M23, M29, M35), w tym w opracowywaniu szablonów do celów wewnętrznego monitorowania, usystematyzowaniu dokumentów projektowych wspierających realizację Zadania/WP. AKI zapewni także INM codzienne wsparcie w rozwiązywaniu ewentualnych kwestii budżetowych w ramach konsorcjum.

T1.3. Zarządzanie ryzykiem (lead: INM)

Koordynator Projektu (PC) przygotuje i koordynuje wdrażanie Planu Jakości (QP), określając procedury zapewnienia jakości (w tym wzajemną ocenę wyników) oraz metodologię monitorowania w celu nadzorowania zadań, kamieni milowych i budżetu. QP zapewni dostarczenie wyników w wysokiej jakości i na czas. Plan zarządzania ryzykiem (RMP) obejmuje opracowanie strategii ograniczania ryzyka i zastosowanie planowania awaryjnego w całym projekcie. Obydwa plany zostaną przedstawione w Podręczniku zarządzania projektami i będą aktualizowane, jeśli pojawią się problemy z jakością lub zidentyfikowane ryzyka, a dokumenty będą wymagały poprawy.

T1.4. Zarządzanie danymi i etyka (prowadzący: AKI)

To zadanie zapewnia Plan Zarządzania Danymi (DMP) w M6 i stale go analizuje i aktualizuje w aktywnej fazie projektu. DMP zapewni wdrożenie zasad danych FAIR, opisze postępowanie z danymi badawczymi w trakcie i po zakończeniu projektu. Wyznaczony zostanie inspektor ochrony danych, który będzie koordynował działania i monitorował postęp DMP. Promowane będą regularne aktualizacje, tak aby kwestie etyczne były stale uwzględniane w trakcie całego projektu. Osoba odpowiedzialna będzie odpowiedzialna za opracowanie wytycznych etycznych i nadzorowanie zgodności tych protokołów. Przeprowadzona zostanie ocena najistotniejszych zagrożeń dla wpływu proponowanych działań na środowisko oraz zdrowie i bezpieczeństwo.